MailOps Studio ("we," "us," or "our") respects your privacy and is committed to protecting your personal data. This Privacy Policy explains how we collect, use, and safeguard your information when you use our website and automated document extraction services.
1. Information We Collect
We collect and process the following types of information:
- Account Information: Name, email address, company name, billing details, and payment information provided when you subscribe to our Service.
- Document Data: Personal data contained within the logistics documents (Bills of Lading, Air Waybills, Commercial Invoices) you submit to our Service for processing.
- Usage Data: Information about how you interact with our Service, including email metadata and processing logs.
2. How We Use Your Information
We use your information strictly for the following purposes:
- To provide, operate, and maintain our automated document extraction service.
- To process payments and manage your subscription.
- To communicate with you regarding your account, technical issues, or updates to our Service.
- To comply with our legal obligations.
3. Data Retention and Deletion
- Original Documents: The original PDF documents you forward to our Service are automatically deleted from our systems within 24 hours of processing. We do not retain copies of your documents.
- Extracted Data: The extracted data is returned to you in an Excel file and is not retained by us after successful delivery.
- Account Information: We retain your account and billing information for as long as your account is active and as required by Dutch tax and accounting laws (typically 7 years).
4. Data Sharing and Sub-processors
We do not sell, rent, or trade your personal data. We only share data with trusted third-party service providers (sub-processors) necessary to operate our Service:
- Amazon Web Services (Ireland): For email reception and sending infrastructure.
- Railway Corp (EU): For application hosting and processing.
- Anthropic, PBC (USA): For AI-powered data extraction. Anthropic does not use your data to train their models, and data transfers are protected by Standard Contractual Clauses.
5. Data Security
We implement appropriate technical and organizational measures to protect your data, including:
- Encryption of data in transit using TLS 1.2 or higher.
- Encryption of data at rest using AES-256.
- Strict access controls and automated deletion policies.
6. Your Rights
Under the GDPR, you have the right to:
- Access the personal data we hold about you.
- Request correction of inaccurate data.
- Request deletion of your data (Right to be Forgotten).
- Object to or restrict the processing of your data.
- Request data portability.
To exercise any of these rights, please contact us at info@mailopsstudio.com.
7. Changes to This Policy
We may update this Privacy Policy from time to time. We will notify you of any significant changes by sending an email to the address associated with your account or by placing a prominent notice on our website.
MailOps Studio ("wij", "ons" of "onze") respecteert uw privacy en zet zich in voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit Privacybeleid legt uit hoe wij uw informatie verzamelen, gebruiken en beveiligen wanneer u onze website en geautomatiseerde documentextractiediensten gebruikt.
1. Informatie die wij verzamelen
Wij verzamelen en verwerken de volgende soorten informatie:
- Accountinformatie: Naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, factuurgegevens en betalingsinformatie die u verstrekt wanneer u zich abonneert op onze Dienst.
- Documentgegevens: Persoonsgegevens in de logistieke documenten (Bills of Lading, Air Waybills, Commercial Invoices) die u ter verwerking aan onze Dienst voorlegt.
- Gebruiksgegevens: Informatie over hoe u met onze Dienst omgaat, inclusief e-mailmetadata en verwerkingslogboeken.
2. Hoe wij uw informatie gebruiken
Wij gebruiken uw informatie uitsluitend voor de volgende doeleinden:
- Om onze geautomatiseerde documentextractiedienst te leveren, te beheren en te onderhouden.
- Om betalingen te verwerken en uw abonnement te beheren.
- Om met u te communiceren over uw account, technische problemen of updates van onze Dienst.
- Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
3. Bewaren en verwijderen van gegevens
- Originele documenten: De originele PDF-documenten die u naar onze Dienst doorstuurt, worden binnen 24 uur na verwerking automatisch uit onze systemen verwijderd. Wij bewaren geen kopieën van uw documenten.
- Geëxtraheerde gegevens: De geëxtraheerde gegevens worden naar u geretourneerd in een Excel-bestand en worden na succesvolle levering niet door ons bewaard.
- Accountinformatie: Wij bewaren uw account- en factuurgegevens zolang uw account actief is en zoals vereist door de Nederlandse belasting- en boekhoudwetgeving (doorgaans 7 jaar).
4. Gegevens delen en subverwerkers
Wij verkopen, verhuren of verhandelen uw persoonsgegevens niet. Wij delen gegevens alleen met vertrouwde externe dienstverleners (subverwerkers) die nodig zijn om onze Dienst te laten werken:
- Amazon Web Services (Ierland): Voor e-mailontvangst en verzendinfrastructuur.
- Railway Corp (EU): Voor applicatiehosting en verwerking.
- Anthropic, PBC (VS): Voor AI-gestuurde data-extractie. Anthropic gebruikt uw gegevens niet om hun modellen te trainen, en gegevensoverdrachten worden beschermd door Standard Contractual Clauses.
5. Gegevensbeveiliging
Wij implementeren passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder:
- Versleuteling van gegevens tijdens verzending met behulp van TLS 1.2 of hoger.
- Versleuteling van gegevens in rust met behulp van AES-256.
- Strikte toegangscontroles en geautomatiseerde verwijderingsbeleidslijnen.
6. Uw rechten
Onder de AVG heeft u het recht om:
- Toegang te vragen tot de persoonsgegevens die wij over u bewaren.
- Correctie van onjuiste gegevens aan te vragen.
- Verwijdering van uw gegevens aan te vragen (Recht om vergeten te worden).
- Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens of deze te beperken.
- Gegevensoverdraagbaarheid aan te vragen.
Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via info@mailopsstudio.com.
7. Wijzigingen in dit beleid
Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wij zullen u op de hoogte stellen van belangrijke wijzigingen door een e-mail te sturen naar het adres dat aan uw account is gekoppeld of door een opvallende kennisgeving op onze website te plaatsen.